ERP Nedir? ERP Programı Seçerken ve Yaptırırken Bilmen Gerekenler
ERP nedir, ön muhasebeden farkı ne, KOBİ’ye ne zaman gerekir? Hazır ERP paketi ile işine özel ERP karşılaştırması ve projeye başlamadan önce bilmen gerekenler.
ERP (Enterprise Resource Planning, Türkçesiyle kurumsal kaynak planlama), bir işletmenin satış, satın alma, stok, üretim, finans ve insan kaynakları gibi süreçlerini tek bir veritabanı üzerinde birleştiren yazılımdır. Temel fikir basittir: aynı bilgi bir kez girilir ve herkes aynı veriyi görür.
ERP hangi modüllerden oluşur?
- Satış ve CRM: teklif, sipariş, müşteri geçmişi
- Satın alma: talep, tedarikçi teklifi, sipariş
- Stok ve depo: çoklu depo, lot ve seri takibi, sayım
- Üretim: reçete, iş emri, kapasite, fire
- Finans ve muhasebe: cari, kasa-banka, fatura, maliyet
- İnsan kaynakları: personel, izin, puantaj, bordro hazırlığı
- Raporlama: yönetim için tek ekranda özet
Her şirketin her modüle ihtiyacı yoktur. ERP’yi değerli yapan şey modül sayısı değil, modüllerin birbirine bağlı olmasıdır: satış siparişi stoğu ayırır, eksik malzeme satın alma talebine dönüşür, üretim biter, fatura kesilir.
ERP ile ön muhasebe programı arasındaki fark
Ön muhasebe programı para ve mal hareketini kaydeder. ERP ise bu hareketlerin arkasındaki süreci yönetir: kim onayladı, hangi siparişe ait, hangi üretim emrinde kullanıldı. Al-sat yapan küçük bir işletme için ön muhasebe çoğu zaman yeterlidir; farkları ön muhasebe programı rehberinde anlattık.
KOBİ’nin ERP’ye ihtiyacı olduğunu gösteren işaretler
- Aynı bilgi birden fazla programa ya da Excel dosyasına elle giriliyor
- Stokta görünen miktar ile depodaki miktar sürekli tutmuyor
- Bir siparişin hangi aşamada olduğunu öğrenmek için birini aramak gerekiyor
- Ürün ya da proje bazında gerçek maliyet bilinmiyor
- Ay sonu raporu günler sürüyor
Hazır ERP mi, işine özel ERP mi?
| Hazır ERP paketi | İşine özel ERP | |
|---|---|---|
| Kapsam | Geniş, standart süreçler | Yalnızca ihtiyacın olan modüller |
| Uyarlama | Süreçlerini pakete uydurursun | Yazılım sürecine göre tasarlanır |
| Maliyet | Lisans ya da abonelik + danışmanlık + kullanıcı başı ücret | Geliştirme + bakım |
| Devreye alma | Uyarlama ve eğitim süresi gerekir | Aşamalı, modül modül |
| Yasal güncellemeler | Paket sağlayıcı yapar | Resmi muhasebe genellikle hazır pakette bırakılır |
SAP, Oracle, Logo, Mikro gibi hazır ERP’ler standart süreçler için olgun çözümlerdir. Üretim reçeten, sipariş akışın ya da sahadaki ekiplerin işi hiçbir pakete tam oturmuyorsa çoğu zaman en verimli yol karma yapıdır: resmi muhasebe hazır pakette kalır, işine özgü süreçler (üretim takibi, bayi siparişi, saha servis) özel olarak yazılır ve ikisi API entegrasyonu ile bağlanır.
ERP projeleri neden başarısız olur?
- Her şeyi bir anda değiştirmeye çalışmak: bütün modülleri aynı gün devreye almak
- Süreci anlamadan yazılım seçmek: önce mevcut iş akışının çıkarılması gerekir
- Kullanıcıları dahil etmemek: depo, satış ve üretim çalışanı kullanmıyorsa sistem boş kalır
- Kirli veriyi taşımak: mükerrer cari ve stok kartlarını temizlemeden aktarmak
Bu yüzden özel ERP’yi en çok canını yakan süreçten başlayarak, modül modül kurmayı öneriyoruz. Önce bir modül çalışır hale gelir, ekip alışır, sonra bir sonrakine geçilir. Bu yaklaşımı özel yazılım geliştirme yazımızda da anlattık.
Kendi süreçlerin için bir ERP kurmak ya da tek bir modülle başlamak istiyorsan talep formunda hangi departmanın hangi programı kullandığını yazman yeterli.