Fatura Programı: E-Fatura, E-Arşiv ve İşine Göre Fatura Kesme
Fatura programı seçmek aslında “faturalarımı hangi sistemle, nasıl keseceğim” sorusudur. E-Fatura ve e-Arşiv farkı, üç fatura kesme yolu ve işine özel fatura akışı.
Fatura programı, satış ve hizmet faturalarını hazırlayıp müşteriye ileten, kestiğin faturaların kaydını tutan yazılımdır. Bugün Türkiye’de birçok işletme bu işi kâğıt fatura yerine e-Fatura ve e-Arşiv Fatura ile yapıyor. Bu yüzden fatura programı seçmek aslında “faturalarımı hangi sistemle, nasıl keseceğim?” sorusunun cevabıdır.
E-Fatura ve e-Arşiv farkı kısaca
- e-Fatura: iki tarafın da e-Fatura sistemine kayıtlı olduğu durumda faturanın elektronik ortamda gönderilip alınması
- e-Arşiv Fatura: alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse (örneğin son tüketici) faturanın elektronik olarak düzenlenip e-posta ya da çıktı ile iletilmesi
Hangi işletmenin e-Fatura’ya geçmek zorunda olduğu ciro ve sektör gibi kriterlere göre Gelir İdaresi tarafından belirlenir ve zaman zaman değişir. Senin için geçerli zorunluluğu mali müşavirinle teyit et.
Fatura kesmenin üç yolu
| GİB portalı | Özel entegratör paneli | Kendi programın + entegratör | |
|---|---|---|---|
| Kullanım | Faturayı tek tek elle girersin | Entegratörün web panelinden kesersin | Fatura kendi sisteminden otomatik oluşur |
| Uygun olduğu durum | Az sayıda fatura | Düzenli ama standart faturalama | Yüksek hacim ya da işine özel akış |
| Diğer sistemlerle bağlantı | Yok denecek kadar az | Entegratörün sunduğu kadar | İstediğin sisteme bağlanır |
Üçüncü yolda fatura yine yetkili bir entegratör üzerinden iletilir; fark, faturanın senin iş akışının içinden, elle veri girilmeden oluşmasıdır. Entegratörlerin çoğu bunun için bir API sunar. Bu bağlantının nasıl kurulduğunu API entegrasyonu yazımızda anlattık.
İşine özel fatura akışı ne zaman gerekir?
- Toplu ve tekrarlayan faturalar: abonelik, kira, aidat, bakım sözleşmesi gibi her ay yüzlerce faturanın aynı anda kesilmesi
- Siparişten otomatik fatura: e-ticaret ya da pazaryeri siparişi onaylanınca faturanın kendiliğinden oluşup müşteriye gitmesi
- Teklif → sipariş → irsaliye → fatura zinciri: aynı bilgiyi dört kez yazmamak
- Sayaç, ölçü ya da hakedişe dayalı tutarlar: tutarın bir hesaplamadan çıktığı işler
- Döviz ve çoklu fiyat listesi: bayiye farklı, perakendeye farklı fiyat
Bir fatura programında olması gerekenler
- Müşteri ve ürün kartları; entegratör destekliyorsa vergi numarasıyla e-Fatura mükellefi sorgusu
- Fatura taslağı, onay, iptal ve iade akışı
- Faturanın PDF’i ve müşteriye e-postayla otomatik gönderim
- Tahsilat takibi: hangi fatura ödendi, hangisi gecikti
- Mali müşavire aktarım: dönem sonunda Excel ya da muhasebe programına uygun çıktı
- Kullanıcı yetkileri: faturayı kim kesebilir, kim iptal edebilir
Vergi oranları, tevkifat ve istisna gibi konular faturanın doğruluğunu doğrudan etkiler. Bu kuralları programa kurarken mutlaka mali müşavirinle birlikte çalış.
Fatura programı mı, ön muhasebe programı mı?
Yalnızca fatura kesmek istiyorsan entegratörün paneli yeterli olabilir. Faturayla birlikte cari hesap, kasa ve stok da takip etmek istiyorsan ihtiyacın bir ön muhasebe programıdır; farkları ön muhasebe programı rehberinde karşılaştırdık.
Fatura sürecini kendi işine göre otomatikleştirmek istiyorsan talep formunda ayda kaç fatura kestiğini ve şu an nasıl kestiğini yazman yeterli.