Açık Hesap ve Veresiye Takip Programı: Defterden Telefona Geçiş
Veresiye defteri kaybolur, yanlış toplanır, müşteriyle tartışma çıkarır. Açık hesap takip programı ile borç, tahsilat ve ödeme hatırlatmasını telefondan yönet.
Açık hesap, müşterinin aldığı mal ya da hizmetin bedelini sonra ödemek üzere hesabına yazılmasıdır; esnafın dilinde veresiye. Market, kasap, fırın, tamirci, toptancı, hatta serbest çalışan biri için bile her ay “kimin ne borcu var?” sorusu doğar. Açık hesap takip programı bu sorunun cevabını defter yerine telefonda tutar.
Defterle takibin sorunları
- Sayfa kaybolur, ıslanır, okunmaz hale gelir
- Toplamlar elle yapılır, hata payı yüksektir
- Müşteri “ben bunu ödemiştim” dediğinde elde kanıt olmaz
- Kimin ne kadar zamandır ödemediğini görmek için bütün defteri taramak gerekir
- Dükkânda olmadığın zaman kimse borca bakamaz
Bir açık hesap programında olması gerekenler
- Müşteri kartı: ad, telefon, not; isteğe bağlı borç limiti
- Hızlı borç ve tahsilat girişi: iki dokunuşla “100 TL hesaba yaz” ya da “50 TL ödedi”
- Güncel bakiye ve hareket geçmişi: hangi gün ne alındı, ne ödendi
- Vade ve gecikme listesi: 30 günü geçen borçlar en üstte
- Ekstre paylaşımı: hesap dökümünü müşteriye WhatsApp ya da SMS ile tek tuşla gönderme
- Ödeme hatırlatma: vadesi gelen müşteriye kibar bir hatırlatma mesajı
- Birden fazla kullanıcı: çalışanın borç yazabilmesi ama silememesi
- Yedek: telefon kaybolsa da kayıtların bulutta durması
Neden mobil uygulama?
Veresiye çoğu zaman tezgâhın başında, ayakta ve hızlıca yazılır. Telefon her zaman cebinde olduğu için mobil uygulama defterin yerini en doğal şekilde alır. Kayıtlar buluta eşitlendiğinde ortağın ya da çalışanın da aynı hesabı kendi telefonundan görür; internetin olmadığı anlarda girilen kayıtlar bağlantı gelince gönderilir.
Hazır uygulama, ön muhasebe mi, kendi uygulaman mı?
| Hazır veresiye uygulaması | Ön muhasebe programı | İşine özel uygulama | |
|---|---|---|---|
| Kurulum | Hemen | Kısa bir alışma süreci | Geliştirme süresi gerekir |
| Kapsam | Yalnızca borç ve tahsilat | Fatura, stok, kasa dahil | Tam ihtiyacın kadar |
| Verilerin kontrolü | Uygulama sahibinde | Pakete bağlı | Sende |
| Kendi sistemine bağlantı | Genellikle yok | Sınırlı | Kasa, stok ve siparişle bağlanır |
Tek dükkânda yalnızca borç tutmak istiyorsan hazır uygulamalar işini görür. Toptan satış yapıyorsan, plasiyerin sahada tahsilat alıyorsa ya da veresiyenin kasa ve stokla aynı yerde olmasını istiyorsan işine özel bir uygulama daha doğru olur. Kasa tarafını market programı, fatura ve cari tarafını ön muhasebe programı yazılarımızda anlattık.
Dikkat: müşteri verisi
Müşterilerinin adı, telefonu ve borç bilgisi kişisel veridir. Kayıtların şifreli ve yedekli tutulması, yalnızca yetkili kişilerin görebilmesi ve müşterilerin bu konuda bilgilendirilmesi gerekir. KVKK yükümlülüklerin için bir uzmana danışmak faydalı olur.
Defterini telefona taşımak için talep formunda kaç müşterinle açık hesap çalıştığını ve uygulamayı kimlerin kullanacağını yazman yeterli.