Personel İzin ve Puantaj Takip Programı

Çalışan sayısı onu geçtiğinde izin ve mesai takibi ayrı bir iş haline gelir. Kim ne zaman izin aldı, kaç gün hakkı kaldı, bu ay kim kaç saat fazla mesai yaptı? Bu bilgiler genellikle dilekçe, WhatsApp mesajı ve Excel tablosu arasında dağılır; ay sonunda bordro hazırlanırken de tek tek toplanır.

İzin takibi: talepten onaya

Çalışan telefondan izin ister: tarih, izin türü (yıllık, mazeret, ücretsiz, rapor), açıklama
Yönetici onaylar ya da reddeder: talep bildirim olarak gelir, karar tek dokunuşla verilir
Kalan izin hakkı otomatik hesaplanır
Ekip takvimi: aynı hafta kaç kişinin izinde olduğu görülür, çakışmada uyarı verilir
İzin belgesi: onaylanan izin için imzaya hazır form çıktısı

Yıllık izin hakkı nasıl hesaplanır?

4857 sayılı İş Kanunu’na göre yıllık ücretli izin süresi kıdeme göre artar: hizmet süresi bir yıldan beş yıla kadar (beş yıl dahil) olanlara 14 günden, beş yıldan fazla on beş yıldan az olanlara 20 günden, on beş yıl (dahil) ve daha fazla olanlara 26 günden az olamaz. On sekiz ve daha küçük yaştaki işçilerle elli ve daha yukarı yaştaki işçilerin yıllık izni 20 günden az olamaz. İş ya da toplu iş sözleşmesiyle daha uzun süre verilebilir.

Bu kurallar programa bir kez doğru kurulduğunda her çalışanın hakkı işe giriş tarihine göre kendiliğinden güncellenir. Mevzuat değişebileceği için kurulum sırasında güncel hükümleri mali müşavirin ya da İK danışmanınla teyit et.

Puantaj: giriş-çıkış ve mesai

Giriş-çıkış kaydı: kapıdaki QR kodu okutma, kart okuyucu ya da belirlenen konumda telefondan kayıt
Vardiya planı: haftalık vardiya çizelgesi, değişiklik talebi
Fazla mesai hesabı: günlük ve haftalık çalışma süresine göre otomatik toplam
Geç kalma ve devamsızlık raporu
Aylık puantaj tablosu: bordroyu hazırlayan mali müşavire Excel olarak aktarım

Fazla mesai ve haftalık çalışma süresi kuralları da kanunla belirlenir; programdaki hesap kurallarını kendi sözleşmelerine ve güncel mevzuata göre birlikte tanımlarız.

Konum ve kişisel veri konusunda dikkat

Telefonla konumlu giriş-çıkış pratik bir yöntemdir ama çalışanın konum verisi kişisel veridir. Konum yalnızca giriş-çıkış anında alınmalı, sürekli takip yapılmamalı ve çalışanlar önceden bilgilendirilmelidir. KVKK kapsamındaki yükümlülükler için hukuki destek almanı öneririz.

Excel, hazır İK yazılımı mı, özel program mı?

Az sayıda çalışanla Excel tablosu idare edebilir. Hazır İK yazılımları standart izin ve puantaj ihtiyacını karşılar ve genellikle kişi başı aylık ücretle çalışır. Şantiye, üretim, mağaza zinciri gibi vardiyalı ve dağınık yapılarda ya da izin ve mesai verisinin kendi sistemlerinle (üretim takibi, proje maliyeti, hakediş) birleşmesi gerektiğinde işine özel bir program daha verimli olur. Bu tür modüllerin bir ERP içinde nasıl konumlandığını ERP nedir yazımızda anlattık.

Kendi izin ve puantaj sistemin için talep formunda çalışan sayını ve şu an nasıl takip ettiğini yazman yeterli.